Bürokrácia, a szervezet specifikus formája, amelyet a komplexitás, a munkamegosztás, az állandóság, a szakmai irányítás, a hierarchikus koordináció és ellenőrzés, a szigorú parancsnoki lánc és a jogi hatalom határoz meg. Megkülönböztethető az informális és a kollegiális szervezetektől. Ideális formájában a bürokrácia személytelen és ésszerű, és inkább szabályokon alapszik, nem pedig rokoni, barátsági, vagy patrimonialis vagy karizmatikus autoritáson. A bürokratikus szervezet megtalálható mind állami, mind magánintézményekben.
A bürokrácia jellemzői és paradoxonjai
A bürokrácia legfontosabb elmélete Max Weber (1864–1920) német szociológus, aki leírja a bürokráciák ideális tulajdonságait és magyarázatot adott a bürokratikus intézmények történelmi megjelenésének. Weber szerint a bürokrácia meghatározó tulajdonságai élesen megkülönböztetik azt a más típusú szervezetektől, amelyek nem jogellenes hatalmi formákon alapulnak. Weber megjegyezte, hogy a bürokrácia előnye az, hogy a szervezet műszakilag legjövedelmezőbb formája, speciális szaktudással, bizonyossággal, folytonossággal és egységgel rendelkezik. A bürokrácia kialakulása a szervezetek egyik előnyben részesített formájaként a pénz alapú gazdaság felbukkanásával jött létre (ami végül a kapitalizmus fejlődéséhez vezetett), és a kísérő igénynek személytelen, racionális-jogi tranzakciókat kellett biztosítani. Az instrumentális szervezetek (pl. Állami részvénytársaságok) hamarosan felmerültek, mert bürokratikus szervezetük felkészítette őket a kapitalista termelés különféle igényeinek hatékonyabb kezelésére, mint a kistermelők.
A bürokrácia kortárs sztereotípiáit általában nem reagáló, letargikus, nem demokratikus és inkompetens. Weber bürokráciaelmélete azonban nem csupán összehasonlító technikai és jártassági előnyeit hangsúlyozza, hanem szervezeti formájának dominanciáját tulajdonítja a kasztrendszerek (például a feudalizmus) és az ember státusán alapuló méltánytalan társadalmi kapcsolatok más formáinak is. A tisztán bürokratikus szervezet formájában az egységesített szabályok és eljárások uralkodnának, ami a személyes státuszt vagy a kapcsolatokat lényegtelenné tenné. Ebben a formában a bürokrácia az egységesített szabványok példánya, amelyben a hasonló eseteket ugyanúgy kezelik, mint a törvényeket és a szabályokat kodifikálják, és amelyekben a tisztviselő egyéni ízlését és mérlegelési jogkörét a megfelelő eljárás szabályai korlátozzák. A bürokrácia széles körben elterjedt, szokásos sztereotípiái ellenére a törvényekre épülő kormányzati rendszer működéséhez bürokrácia szükséges.
Ennek ellenére a bürokrácia és a bürokrácia szavakat általában pejoratívan gondolják és használják. Képek a bürokráciáról, a túlzott szabályokról és rendeletekről, az elképzelhetetlenségről, az egyéni diszkréció hiányáról, a központi ellenőrzésről és az elszámoltathatóság hiányáról. A közkedvelt kortárs ábrázolások nem csupán jártasnak tekinthetők, a bürokráciákat gyakran nem hatékonynak és az alkalmazkodás hiányának tekinti. Mivel a bürokrácia szervezeti előnyeit meghatározó tulajdonságok magukban foglalják a szervezeti diszfunkció lehetőségeit is, a bürokrácia hízelgő és fröcskölő ábrázolása is pontos lehet. Így azok a tulajdonságok, amelyek paradox módon bürokráciát jósolnak, szintén szervezeti patológiákat eredményezhetnek.
Joghatósági kompetencia
A bírói kompetencia a bürokratikus szervezet kulcsfontosságú eleme, amelyet meghatározott felelősségű egységekre bontanak. Alapvetően a joghatósági kompetencia a bürokratikus specializációra utal, a bürokrácia minden elemének meghatározott szerepe van. Az egyének felelőssége a szervezeti hierarchián keresztül felfelé történő mozgással bővül. A szervezeti munkamegosztás lehetővé teszi a szervezeten belüli egységek és egyének számára, hogy elsajátítsák a részleteket és készségeket, és a regényt rutingé alakítsák. Noha a munkamegosztás rendkívül hatékony, számos káros szervezeti patológiához vezethet; Például, az egységek vagy az egyének képesek nem képesek azonosítani és megfelelően reagálni a kompetenciájukon kívüli problémákra, és az összes problémára és prioritásra kizárólag az egység sajátos képességeinek vizsgálata alapján közelíthetnek meg. A bürokrácia e jellemzője arra is vezetheti a szervezeti egységeket, hogy elkerüljék a felelősséget, lehetővé téve számukra, hogy a problémát valamilyen más egységhez tartozónak határozzák meg, és így a kérdést felügyelet nélkül hagyják. Alternatív megoldásként a szervezeten belüli minden egység alkalmas arra, hogy szembeszálljon egy problémával, mely főként a saját érdekei, képességei és technológiái szempontjából vezetett.
Parancs és irányítás
A bürokráciáknak világos vezetési és irányítási vonalai vannak. A bürokratikus hatalom hierarchikusan van megszervezve, a felelõsség felsõ részén és az alábbiakban csökkenõ diszkrécióval átruházva. A korlátozott és specifikus joghatósági kompetenciák által előidézett szervezeti parochializmus kockázata miatt elengedhetetlen az egységek sokaságának koordinálására és irányítására való képesség. A hatalom az a ragasztó, amely együtt tartja a sokféleséget, és megakadályozza, hogy az egységek ellenőrizetlen mérlegelési gyakorlatot gyakoroljanak. Ennek ellenére a bürokratikus élet néhány jellemzője annyira hátrányos figyelmet kapott, mint a hierarchikus autoritás szerepe, mint eszköz a szervezeti irányítás és irányítás eléréséhez. A népszerű kritikák hangsúlyozzák, hogy a hierarchikus szervezet megfojtja a kreatív impulzusokat, és hiper-óvatos viselkedési módokat fecskendez be annak elvárásain alapulva, amit a felettesek vágyhatnak. A bürokratikus szervezet eltérő elemeinek összehangolásához szükséges vezetés és ellenőrzés növeli a felelősséget, átruházza és csökkenti a mozgásterét.
Folytonosság
A folytonosság a bürokratikus szervezet másik kulcsfontosságú eleme. A racionális-jogi hatalom az egységes szabályokat és eljárásokat követeli meg az írásbeli dokumentumok és a hivatalos magatartás tekintetében. A bürokrácia aktái (azaz a múltbeli nyilvántartásai) szervezeti memóriát adnak neki, ezáltal lehetővé téve a precedens és a szokásos működési eljárások követését. A szabványos működési eljárások alkalmazásának képessége hatékonyabbá teszi a szervezeteket azáltal, hogy csökkenti az adott tranzakciókhoz kapcsolódó költségeket. A szervezeti iratok rögzítik az eljárásokat, az előző viselkedést és a személyi nyilvántartásokat. Ezenkívül lehetővé teszik a szervezet számára, hogy folyamatos legyen, és így független minden konkrét vezetéstől. Összességében a folytonosság elengedhetetlen a szervezet azon képességéhez, hogy megőrizze identitását és még kultúráját is. Nyilvántartása nélkül lehetetlen fenntartani a jogszerűség alapján megalapozott ügyleteket. A folytonosságnak ugyanakkor egy diszfunkcionális oldala is van, ami arra vezette a szervezeteket, hogy kiszámíthatóan és konzervatív módon, vagy ami még rosszabb, pusztán reflexív módon viselkedjenek. A folytonosság bürokráciához is vezethet, ha rendszeresen megismételnek olyan tevékenységeket, amelyek pontatlanok lehetnek, és amelyek pontatlanságai így halmozódnak fel.
Professzionalizálás
A menedzsment professzionalizálása, amely a bürokrácia másik alapvető eleme, teljes munkaidős tisztviselői testületet igényel, akiknek figyelmét kizárólag a vezetői felelősségekre fordítják. A kormányban a professzionalizálást a köztisztviselõk testülete kapja meg, amelynek pozícióit általában az érdemeken alapuló tesztek átadásával szerezték meg. A közszolgálatot néha állandó kormánynak tekintik, amely különbözik az átmeneti politikusoktól, akik csak korlátozott ideig és a választók örömére szolgálnak a demokratikus politikai rendszerekben.
A vállalkozásokban és más nem kormányzati bürokratikus szervezetekben a vezetők professzionális kádere is létezik. A professzionalizálás növeli a szaktudást és a folytonosságot a szervezeten belül. Még akkor is, ha a szervezetek ideiglenesen vezetéktelenek vagy zavarok vannak a legfelső vezetői pozíciójukban, a szakmai káder segít fenntartani a szervezeti egyensúlyt. A professzionalizálás előnyei világosak: professzionális testület nélkül a szervezetek szenvednének az inkompetencia által kiváltott válságoktól. A professzionalizálás tehát hozzájárul a magasabb szintű műszaki jártassághoz, amelyet Weber állítása szerint a bürokratikus szervezet fémjelzi.
Erényei ellenére a professzionalizálás potenciális kockázatokat is hordoz. Gyakran maga a vezetői szakértők testülete rejtett erőforrássá válik, mert jobb tudással rendelkezik, mint azok, akik névleges, de ideiglenes feletteseik. A nagyobb tapasztalatok, a részletek elsajátítása, valamint a szervezeti és tartalmi ismeretek révén a hivatásos hivatalnokok erőteljes befolyást gyakorolhatnak vezetőik döntéseire. A hatalmas bürokraták léte felveti az elszámoltathatóság és a felelősség kérdését, különösen a demokratikus rendszerekben; a bürokraták állítólag vezetõik ügynökei, ám a részletekkel kapcsolatos jobb tudásuk nélkülözhetetlen helyzetbe hozhatja õket. Ezen túlmenően, bár egy állandó tisztviselõi testület hozzáértést és részletességi ismereteket hoz a döntéshozáshoz, elmélyíti a bürokrácia veleszületett konzervativizmusát is. Az állandó testület szkeptikus az újdonsággal kapcsolatban, mivel a bürokratikus szervezet lényege, hogy a múltbeli újdonságokat a jelenlegi rutinokká alakítsa. A hivatásos hivatalnokok - akár a polgári, akár a magánszektorban - szintén inkább a szervezeti status quo mellett részesülnek, mivel befektetéseik (pl. Képzés és státusuk) ehhez kapcsolódnak. Következésképpen minél professzionálisabbá válik a káder, annál valószínűbb, hogy ellenálljon a külső erők behatolásának.
szabályok
A szabályok a bürokratikus szervezet életévé válnak, ésszerű és folyamatos alapot biztosítva az eljárásokhoz és a műveletekhez. A szervezet fájljai tartalmazzák a felhalmozott szabályokat. A bürokratikus döntések és - mindenekelőtt - az eljárások kodifikált szabályokon és precedenseken alapulnak. Bár a legtöbb ember nem szereti az őket gátló szabályokat, a szabályok létezése a jogi-ésszerű hatalomra jellemző, biztosítva azt, hogy a döntések ne legyenek önkényesek, hogy a szabványosított eljárásokat ne kerüljék meg könnyen, és hogy fenntartsák a rendet. A szabályok a bürokrácia lényegét képezik, de ugyanakkor meghonosítják azokat a vezetőket is, akik azt akarják, hogy a dolgok azonnal megtörténjenek.
A szabályok korlátozják az önkényes magatartást, ám félelmetes akadályokat is nyújthatnak a megvalósításhoz. A szabályok halmozódása néha következetlenségek kialakulásához vezet, és a status quo bármely elemének megváltoztatásához szükséges eljárások rendkívül bonyolulttá válhatnak a bürokrácia szabályvezérelt jellege miatt. Az egyik szempont szerint a szabályok szigorú betartása korlátozza a bürokrácia azon képességét, hogy alkalmazkodjon az új körülményekhez. Ezzel szemben a nagyon kevés szabályokkal működő piacok kényszerítik a gyors alkalmazkodást a változó körülményekhez. Ugyanakkor a legtöbb nagy üzleti szervezet bürokratikus formában van felépítve, mivel a hierarchia és az átruházott felelősség csökkenti a döntések meghozatalának tranzakciós költségeit.
